Como activar el Archivado online en Office365 y aprovechar todas sus ventajas

Office 365 dispone de muchas utilidades que facilitan a los usuarios la gestión de su correo electrónico. Una de ellas es el archivado local de correo, por lo que gracias a este servicio los usuarios disponen de un archivado online de sus correos, aprovechando mejor el espacio de su cuenta sin perder prestaciones.

El archivado de correos online proporciona acceso a los correos archivados desde cualquier ubicación y dispositivo, pero otorgando al usuario seguridad y disponibilidad que no tendría con un archivado local tradicional. Además, Office365 pone a disposición de los usuarios un panel de gestión que ayuda a realizar todas las tareas necesarias, evitando la dificultad en la gestión del mismo. Los usuarios pueden acceder al archivo desde Outlook y Outlook Web App por lo que el archivo estará siempre disponible y de una manera intuitiva y rápida, además de segura. Además, gracias a las directivas de retención, los usuarios se pueden desentender de las tareas de archivado, realizándose según las mismas para toda la organización o usuarios seleccionados.

Procedimiento para archivar en windows:

1. Entrar a Outlook
2. Ir a la carpeta a la que se le desee configurar la política de archivado en línea. Puede ser la carpeta principal o una subcarpeta. Si lo configuran en la carpeta principal, las subcarpetas tomarán dicha configuración.
3. En la carpeta a configurar dar clic derecho.
4. Elegir la opción “Propiedades”
5. En la ventana que se abre, clic en la pestaña “Directivas”
6. En “Archivo en línea” configurar la antigüedad deseada de los correos que serán enviados al archivo en línea. En el ejemplo, todo lo que esté en la bandeja de entrada (y las carpetas debajo de ésta si no tienen una configuración diferente) y tenga antigüedad mayor a un año será enviado al archivo en línea.
7.  
8. Clic en aceptar

Procedimiento para archivar a traves de la versión web (Aplica para usuarios Mac):

Este procedimiento de archivado de correo una vez ejecutado tomara unos días en completarse considerando la regla aplicada y la cantidad de correos a migrar, por lo tanto se mostrara en la sección de "Archivado en linea" una vez culmine la tarea.

Si tiene dudas o preguntas, por favor contacte a su equipo de IT local.